erőforrás biztosítás, Informatikai projektek, Infrastruktúra Üzemeltetés
Leírás
A Dokumat rendszer nagyfokú rugalmassággal rendelkező Microsoft SQL Server alapú adatbázis Internet Explorer-en keresztül történő kezelését, megjelenését biztosító moduláris felépítésű ügyviteli rendszer. Alapvető modulja között szerepel, a szerződés, megrendelés, küldemény kezelés, CRM esemény/feladat kezelés, bérlet, lízing, követelés‐kezelés, raktár‐kezelés, számla, bank, pénztár és főkönyvi modul.
Háromrétegű, kliens-szerver architektúrájú alkalmazás, korszerű, webes technológiákra alapozott megoldás, melyen belül a kliens oldalon csak a megjelenítés és az adatgyűjtés történik. Az alkalmazás a szerver oldalon fut ezzel biztosítva a könnyű üzemeltethetőséget, a hatékony erőforrás kihasználást és a hatékony informatikai beruházások megvalósulását.
A kliens oldalon nem igényel telepítést, speciális alkalmazásokat, mivel web böngészőn keresztül érhetők el a szerveroldali szolgáltatások, az alkalmazás. Az elérés biztonságos HTTPS protokoll használatával valósul meg, szükség esetén Windows alapú authentikációval kiegészítve akár egyszeri bejelentkezéssel (Single Sign On) is, így garantálva a magas fokú biztonságot.
Az ingyenes böngésző alapú kliens használatával elérhető, hogy a kliens oldali adminisztrációs igény minimalizálható, lényegében az Internet Explorer 8.0 vagy annál magasabb verziószámú böngésző installálására korlátozódik, az alkalmazás adminisztrációja is böngésző felületen, akár távolról is történhet.
Biztosítható a szükséges jogosultságok birtokában és a szerver illetve tűzfal ennek megfelelő konfigurálása, vagy VPN létesítése esetén a rendszerhez való távoli hozzáférés, adatlekérés, támogatható a több telephelyes, illetőleg a távmunka.
A rendszer munkafolyamat alapú, amely munkafolyamat során dokumentumkezelés zajlik. Munkafolyamatokat lehet felépíteni, amelyek lépésekből állnak. A folyamaton belül egy adott lépésről a következő lépésre mindig az adott lépés lépésgazdája továbbítja a dokumentumot, ezzel biztosítva a bonyolult folyamatok kezelésének lehetőségét. Az egyes lépéseken meghatározott tevékenységek végezhetők a dokumentumokkal, amelyek jellemzően a dokumentumok adatainak kitöltését kezelését jelentik. A dokumentumok kezelése során minden tevékenység, még a megtekintés is naplózásra kerül.
A rendszer lehetőséget biztosít az egyes dokumentumokhoz állományok csatolására, amelyek verziókezelése és központi tárolása is megoldott, így biztosítva a későbbi visszakereshetőséget.
A rendszerben definiálni lehet a teljes szervezeti struktúrát. A szervezeti egységekhez rendelhetők a felhasználók, és egy vagy több vezető jelölhető meg egységenként.
Az adatrögzítés során használt mezőkben rögzíthető értékekre törzsadatok definiálhatók, melyek lehetővé teszik az értéklista szükséges módosítását, későbbi adminisztrálását.
Lehetőség van arra, hogy a törzsadatok ne a rendszeren belül kerüljenek felvételre, hanem azokat más rendszer(ek)ből szinkronizálja be, legyen az lokális hálózaton működő könyvelési rendszer, CRM rendszer, intranet portál vagy akár egy távoli szerveren lévő alkalmazás. A szinkronizálás történhet offline illetve online módon is.
Adatok visszakeresése többféle szempont alapján történhet. A felhasználó az összes olyan jelleg minden egyes mezőjére és a dokumentum leíró adataira (pl. azonosító) tud kombináltan keresni, melyre jogosultsága van.
A rendszer az eredmény listákat táblázatos formában jeleníti meg, amely lehetővé teszi a további szűkítést, rendezést és a táblázat tartalmának exportálását külső rendszerbe (pl.: Excel táblázat, XML)
Általános funkciók
Statisztikák, kivonatok készítése a felhasználó igényeinek megfelelően táblázatos vagy riport formátumban, exportálási lehetőséggel Microsoft Excelbe, Csv-be, XML-be.
- Többnyelvű felhasználói felület, külön bővíthető szótár modullal
- Több devizanem kezelése, árfolyamok rögzítése
- Munkafolyamatok támogatása
- Feladatok határidő kezelése
- Belső értesítők (postit) generálási lehetőség
- Automatikus e-mailek generálási lehetőség
- Képernyő beállítások, táblázat megjelenítések mentése felhasználók számára egyedileg.
Dokumat rendszer szerződés modul
Leírás
A szerződés modulban tudjuk kezelni a hitel, bérlet, lízing szerződéseket az ahhoz kapcsolódó egyéb adatokat.
Funkciók
- Munkafolyamatok kezelése
- Szerződés adatok rögzítése
- Szerződés jóváhagyási szabályok beállítása
- Szerződések elektronikus aláírása és hitelesítése
- Adósminősítés
- Monitoring funkciók
- OPTEN értesítés
- Sablonok használata és kézi vagy automatikus egyedi illetve tömeges generálása, automatikus e-mail kiküldése illetve szerződésekhez való becsatolása
- Automatikus e-mail üzenetek generálása
- Dokumentumtár (korlátlan mappa, kategória használata)
- Dokumentum verzió és idegen nyelv kezelése
Dokumat rendszer számlázás modul
Leírás
A számlázás modulban lehetőségünk van kimenő és bejövő számlák rögzítésére valamint kimenő számlák manuális és automatikus, tömeges kiállítására, vevő és szállító analitikák lekérdezésére.
Funkciók
- Munkafolyamat kezelése
- Számlafajták és számlacsoportok nyilvántartása
- Pénzügyi időszakok kezelése, nyitása és zárása
- Bejövő-kimenő számlatömbök nyitása és zárása
- Bejövő-kimenő számlák kézi rögzítése
- Kimenő számlák manuális kiállítása, nyomtatása
- Kimenő számlák automatikus tömeges kiállítása
- Kimenő számlák tömeges nyomtatása
- Kimenő számlák pdf-be való tömeges generálása
- Kimenő számlák elektronikus aláírása és hitelesítése
- Bejövő számlák elektronikus aláírása és hitelesítése
- Kimenő számlák e-mailben történő manuális és automatikus kiküldése
- Számla összesítők készítése
- Előleg számlák kezelése
- Kompenzálások, jóváírások, sztornó, helyesbítő számlák kezelése;
- Késedelmi kamat kezelése
- Számlaforgalom nyomonkövetése
- Vevő kinnlevőség lista
- Vevő tartozás lista
- Vevő túlfizetés lista
- Vevő karton lista
- Vevő forgalom lista
- Partner egyenleg lista
- Áfa előrejelzés lista
- Áfa kivonat
- Egyenlegközlő levelek
- Felszólító levelek
- Egyéb vevő analitikák listázása
- Számlák importálása külső rendszerekből (NAV adatszolgáltatási struktúra illetve egyedi alapján)
- Számlák exportálása külső rendszerek számára rendszerekből (NAV adatszolgáltatási struktúra illetve egyedi alapján)
- NAV online számla rendszer automatikus beküldés
Dokumat rendszer bank/pénztár modul
Leírás
A bank/pénztár modulban lehetőségünk van a bejövő és kimenő számlák kipontozására illetve manuális tételek rögzítésére.
Funkciók
- Munkafolyamat kezelése
- Bank és pénztár naplók kezelése
- Pénzügyi időszakok nyitása és zárása
- Devizák kezelése
- Bankok, pénztárak kézi rögzítése
- Számlák kipontozása automatikusan és manuálisan
- Túlfizetések kezelése
- Kompenzáció és utólagos kipontozás
- Banki kivonat kezelése, nyitó, forgalom, záró egyenlegek nyomonkövetése
- Házi pénztárak vezetése
- Pénztárjelentés
- Banki tételek importálása banki rendszerekből (napi, havi kivonatokból vagy forgalomi történeti kimutatásból)
- Bank és pénztár bizonylatok exportálása külső rendszerek részére
- Analitika, főkönyvi feladási lehetőség
Dokumat rendszer követelés‐kezelés modul
Leírás
A követelés-kezelés modulban lehetőségünk nyílik, a vásárolt követelések teljes körű kezelésére és nyilvántartására. Lehetőség van tömegesen importálni követeléseket a Dokumat rendszer import modulján keresztül. A Dokumat rendszer követelés-kezelés modulja nyilvántartja a követeléseket, megállapodásokat. A Dokumat kimutatás modulján keresztül naprakész vezetői információt nyújt a tevékenységről. A Dokumat kimutatás moduljában szereplő listák tovább bővíthető az ügyfél igényeinek megfelelően.
Funkciók
- Munkafolyamat kezelése
- Ügyfelek és követelések teljeskörű nyilvántartása
- Havi fizetési értesítők generálása
- Beérkező fizetések nyilvántartása
- Naprakész nyilvántartás a számlák státuszáról
- Automatikus késedelmi kamatterhelési értesítők
- Fizetési értesítő lejárat figyelése, automatikus figyelmeztető e-mail küldési lehetőség
- Kinnlevőségek kezelése
- Törzsadatok importálási/szinkronizálási lehetőség távoli adatbázisokból / központi adatbankból
- Automatikus fizetési értesítő és befizetés összepontozási lehetőség
- KHR jelentés
- OPTEN értesítés
- MNB jelentések támogatása, adatok lekérése és automatikus kitöltése
Dokumat főkönyvi modul
Leírás
A főkönyvi modulban lehetőségünk nyílik, a pénzügyi modulokból (számla, bank és pénztár) érkező pénzügyi adatok automatikus vagy manuális könyvelésére illetve kézi vegyes bizonylatok könyvelésére. A könyvelést egy jól paraméterezhető automatikus kontírozás illetve könyvelési minták létrehozásával, könnyen és gyorsan el lehet végezni. Számos főkönyvi lista támogatja a adatok lekérdezését a rendszerből.
Funkciók
Munkafolyamat kezelése:
- Több devizanem kezelése
- Számviteli időszakok kezelése, nyitása, zárása
- Automata és manuális tömeges és egyedi kontírozás
- Könyvelési minták használata
- Főkönyvi kivonat
- Főkönyvi karton
- Napló karton
- Mérleg és eredménykimutatás
- Automatikus beszámoló készítése
Dokumat küldemény kezelés modul
Leírás
A küldemény kezelés modulban lehetőségünk nyílik, hogy beérkező illetve kimenő küldeményeket rögzítsünk.
Funkciók
- Munkafolyamat kezelése
- Ügyfél és beküldő/Címzett kezelés
- Elektronikus küldemények csatolása
- Küldemények érkeztetése e-mailből, központi szkenneről
- QR kód nyomtatási és beolvasási, azonosítási lehetőség
- Átadás/Átvételi lista generálása
Rendszerkövetelmény
A rendszer minimálisan az alábbiakban meghatározott szoftveres és hardveres környezetben működtethető optimális teljesítménnyel.
Szerver
Hardver: Minimum 1 processzor 2 mag, vagy 2 processzor, minimum 16GB Memória, 500GB diszk
Szoftver: Minumum MS Windows Server 2003 vagy későbbi, minimum MS SQL Server 2005 vagy későbbi, Internet Information Server, MS.NET 2.0 vagy későbbi Framework
Munkaállomás
Windows XP SP3 vagy későbbi, MS Internet Explorer 8.0 vagy újabb és MS Office 2003 vagy újabb változat
Hálózat
TCP-IP hálózat, opcionális NT Authentikáció és AD címtár integráció.
Dokumat referenciák
- 4iG Nyrt.
- Arthur Bergmann Lízing Zrt.
- B82 Investment Zrt.
- Baranya Credit Zrt.
- Bátor Zrt.
- Budakeszi Építőanyag Kft.
- Centrál Médiacsoport Zrt.
- D.A. Faktor Zrt.
- Dockland Services Kft.
- Dokumat Kft.
- Duna Faktor Zrt.
- e-Faktor Zrt.
- Element Investments Zrt.
- Első Hitelkapu Zrt.
- EPZ Emerald Pénzügyi Zrt.
- Eston International Kft.
- Fakthorn Pénzügyi Zrt.
- Főnix Faktor Zrt.
- Hazai Bányák Zrt.
- Hitelpont Zrt.
- Hypotheca Financing Zrt.
- Komplex Faktor Zrt.
- Magyar-Mikrohitelező Zrt.
- Magyar Záloghitel Zrt.
- Pontis Pénzügyi Zrt.
- Premier Finance Zrt.
- Private Finance Zrt.
- Property One Kft.
- River Factoring Zrt.
- SB Dynamic Kft.
- Xerox Magyarország Kft.
- Zenit-Faktor Zrt.
